Da Danske Fragtmænds informatikdirektør Carsten D. Appelt for 14 år siden lancerede den visionære idé om et fælles elektronisk arkiv for virksomhedens mange dokumenter, var de typiske svar ”Hvad skal det til for?” og ”Er det nu nødvendigt?”. Men med tiden er den udbredte skepsis og modvilje imidlertid forduftet. I dag er der ikke længere nogen, der stiller spørgsmålstegn ved arkivløsningens værdi. Hverken de 143 fragtmænd som tilsammen ejer selskabet, de ca. 3000 medarbejdere eller de titusindvis af kunder kunne forestille sig at leve uden.
Siden starten er arkivet blevet udviklet løbende, så det i dag rummer stort set alle typer dokumenter i den store transportvirksomhed. Derfor er der nu intet mindre end 250 mill. dokumenter i firmaets gigantiske elektroniske arkiv. De 100 mill. dokumenter er fragtbreve, som bliver scannet ind i systemet gennem de mere end 70 scannere, som døgnet rundt fodrer arkivet med svimlende mængder af dokumenter. På en travl dag vokser arkivet således med 100.000 dokumenter.
Hvis Danske Fragtmænd ikke havde besluttet at overgå til et elektronisk arkiv den gang for 14 år siden, havde man i dag stået med et totalt uoverskueligt arkiv, som ville udgøre et svimlende bjerg på 25 km i højden, hvis man forestiller sig at alle dokumenter blev stablet oven på hinanden. Hvis papirerne skulle opbevares i ringbind, ville det fylde endnu mere omregnet til hyldemeter. Et sådant arkiv ville veje over 1.200 tons, og dokumenterne ville fylde mere end 100 store lastbiler, hvis det skulle flyttes.
I dag er det hele lagret digitalt og fylder næsten ingenting. ”Det helt fantastiske ved denne løsning er, at vi har kunnet opnå tre fordele, som normalt er uforenelige: Nemlig kæmpe besparelser på administrationsomkostningerne, langt bedre kundeservice og meget højere medarbejdertilfredshed” forklarer informatikdirektør Carsten D. Appelt. ”Tidligere var det en meget stressende og tidskrævende proces at behandle en telefonisk forespørgsel på en faktura eller et fragtbrev. Efter en henvendelse skulle det fysiske dokument fremfindes i arkivet, kopieres og efterfølgende faxes til kunden. Herefter var det ofte nødvendigt med endnu en opringning. I dag kan en sådan henvendelse klares meget hurtigt, da medarbejderne kan trække dokumentet frem på skærmen på få sekunder og sende en fax eller PDF til kunden om nødvendigt – hvis altså ikke kunden bare selv finder dokumentet på Nettet.”
Hjertet i løsningen er et såkaldt MultiArchive fra den danske IT virksomhed Multi-Support. Multi-Support Group er en førende, international aktør inden for udvikling af løsninger til Intelligent Document Management (IDM). Mere end 3.000 virksomheder over hele verden har allerede implementeret Multi-Supports løsninger. ”Selvom det er vores produkt de har brugt, kan vi ikke tage æren for dette kæmpe arkiv. Det er resultatet af stor flid og visionær tænkning. Vi har blot leveret værktøjet. Det er Danske Fragtmænd der har bygget slottet,” slutter koncerndirektør Kim Hellum, fra Multi-Support Group.
Faktabox om Danske Fragtmænd
Rent organisatorisk ejes Danske Fragtmænd a.m.b.a. af 143 selvstændige fragtmænd. Ledelsen varetages af en bestyrelse som er sammensat med repræsentanter valgt blandt andelshaverne.
Kun i kraft af Danmarks mest udbyggede netværk af fragtruter og terminaler kan ??Danske Fragtmænd leve op til sin målsætning om altid at kundernes varer uskadte og til tiden!
• 3.000 medarbejdere
• 2.400 køretøjer
• 40.000 forsendelser pr. dag
• 23 fragtterminaler
• 20 lagerhoteller
• 2 mia. kr. i omsætning (2004)
• Danmarks største stykgodstransportør
• Mere end 100 års erfaring
• 40.000 erhvervskunder
Faktabox om Multi-Support Group
Multi-Support har mere end tyve års erfaring med at automatisere dokumentorienterede forretningsprocesser baseret på vores koncept for „intelligent document management” (IDM). Målet er at gøre organisationer mere fleksible, skalerbare og effektive, for på den måde at spare dem værdifuld tid og penge. 24 timer i døgnet, syv dage om ugen – ja så effektiv at man kunne sige 25/7.
IDM konceptet er i dag implementeret hos mere end 3.000 virksomheder over hele verden, i enhver branche og enhver virksomhedsstørrelse. Multi-Support Group har egne implementeringsselskaber i Danmark, Finland, Norge, Sverige, Schweiz, Tyskland og UK, samt en række certificerede business partners i hele verden.
Multi-Support er IBM Advanced Business Partner.