Citroën Dan­mark A/S drop­per pa­pir­arkive­rin­gen og spa­rer ud­print­­ning og ma­nu­el ar­ki­ve­ring af 150.000 A4-sider om året.

Citroën Dan­mark A/S har droppet den manu­elle arki­vering af kopier­ne af de næ­sten 100.000 fak­turaer og føl­ge­sedler, som man hvert år sender til de danske Citroën-forhandlere og -værksteder.

I stedet bliver kopierne nu ''printet ud'' i pdf-format samtidig med ori­gina­lerne og derefter lagret elektronisk og automatisk.

Med det resultat, at man både sparer en masse udgifter til papir og ud­printning og samtidig kan give bedre service til kunderne, fortæller Alex Kristensen, der er leder af kundebogholderiet hos Citroën Dan­mark A/S:

- Vi sparer nu udskrivningen af omkring 150.000 A4 ark om året, og vi spa­rer det store arbejde med at arkivere dem manuelt og med at finde dem frem igen, når der er en kunde, der ringer med en fore­spørgsel til en faktura. Før skulle vores medarbejdere ud i arkivet for at finde doku­men­tet frem og så ringe tilbage til kunden bagefter. Nu kan vi på et par sekunder hente det op på skærmen og give kunden svar med det samme.

I det nye elektroniske arkivsystem, AutoArkiv, der er udviklet af det dan­ske it-firma EDMware og leveret af forhandleren Benefit i Ved­bæk, bliver alle fakturaer og følgesedler nu lagret med en række sø­genøgler, fx kun­denummer og fakturanummer, så medarbejderne i bogholderiet hos Citroën Danmark A/S kan hente pdf-kopien op på skærmen på få sekun­der. Hvis kunden ønsker det, kan de også sen­de denne pdf-fil med e-mail til kunden.

Citroën Danmark A/S leverer til omkring  60 Citroën forhandlere i Dan­mark og 250 Citroën-værksteder i Danmark, Norge og Sverige.

Præcis hvor store besparelser den nye løsning giver Citroën Danmark A/S, har man ikke eksakt beregnet. Men Alex Kristensen vurderer, at alene besparelserne på papir og udprintning og manuel håndtering langt over­går udgifterne til det nye elektroniske arkivsystem.

- Så den nye arkiveringsløsning giver gevinster til alle parter, siger han: Kunderne får bedre service. Vi sparer tid og penge. Og medar­bejderne er sluppet for nogle kedelige arbejdsopgaver.

Glæd en af dine venner med denne artikel, hvis du mener, den kan have interesse for ham eller hende - klik i starten af artiklen - Send artikel - Skriv den relevante e-mail adresse og send samtidig en lille hilsen.